営業視点でサイボウズLiveを使ったら

今日、はてなにサイボウズLive紹介記事がアップされました。

電子メールを使わない仕事術――サイボウズLiveが目指す新しいコミュニケーション - はてなブックマークニュース

「Eメールを使わない仕事術」と聞くとそんなハズないと思われる方もいるかもしれませんが、近い未来を考えたら有り得なくないと思います。連絡を取る手段も対面⇒電話⇒携帯電話⇒Eメール⇒携帯メール…と変わってきた訳ですし。僕もプライベートではtwitterやmixiメールなどで連絡が来るようになってきました。そしてこのサイボウズlive、僕も使わせてもらったのですが、とっても便利です（提灯ブログのようですがw）

今ははてなグループを使ってやり取りすることが多いので、Eメールはそんなに使っていないんですが、過去はEメールのやり取りを山のようにしていました。そんな実体験に基づいて「1年以上前に使っていたら重宝していた！これ便利！」と思ったところを書いていきます。

プロジェクトごとにグループを作ってやり取り出来る

例えばたくさんのプロジェクトを管理している場合。10つくらいクライアントを抱えていて、それぞれ頻度の高い社内・社外でのやり取りがあり、かつそれだけでなく会社としての業務連絡・新規サービスの開発・営業チームの連絡。。。これらがまとめて一つのメールボックスに届くとひどい事になります。「全部メール自動振り分け設定すればいいじゃん」という人もいますが、そう設定しておいて大事なメールに気づかなかったトラブルになっちゃった、というケースは幾つも見てきました。

この状態で一日外出していて夜遅くに戻ってくると、300〜500通くらいメールが届いていたりします（迷惑メール除く）。その時まずやることが、大事に読み込むメール、要返信メール、数秒で内容を把握するメール、無関係メール、迷惑メールを出来るだけ早く振り分けていくことでした。この時「オレはメール振り分けマシーンだ！」と機械になったつもりで作業します。これがサイボウズLiveだと、予め間違いがなくメールが振り分けられています。しかも迷惑メールが来ない。まあ、そもそもスマートフォン対応しているので、外からでもメールがチェックできます。本当に1年前に欲しかったぜ。しかもGoogleカレンダーとも同期できるようになっています。プライベートの管理も連携できてしまう。

トピックごとに掲示板がたっている

業務の引継ぎを受けた時、たいてい大量のメールも引き継ぎます。「これまでのやり取りは、このメール読んでおけば分かるからーじゃあねー」と言われますが、そんなに大量のメール読みきれません。わけわかめです。タイトルもRe:Re:Re:Re:Re:Re:とかになってるし。レレレじゃねーんだよと。それがサイボウズLiveだと、話題になっているトピックごとの掲示板なので、パッと内容を把握できます。このパッと、というのが大事です。

添付ファイルがちゃんと保存されている

同じく業務引継ぎを受けた場合。メールを引き継いでも提案書なんかは引き継がれてなかったりします。メールを漁っても添付ファイルは失われています。「過去にあったこの提案ですが…」と言われても、これもまたわけわかめです。サイボウズLiveはファイルがちゃんと残っています。しかもトピックごとに！あとは、みんなで共有しているので、どれが最新のファイルがちゃんと分かるのがいいです。

「お世話になっております」ともう言わない

さらに嬉しいのが、「お世話になっております。○○の高野です。ご連絡を頂きましてありがとうございます。さて。表題の件につき…」という面倒な前置きがいらなくなります。一つのトピックでやり取りする、つまり議論の場なので、いきなり確信をつけばいいのです。「おせ」だけ入力すると、この一文が自動入力できるハックもやってましたが、常々無駄なハックだと思ってました。メール送信側も受信側も無駄だと思いつつ慣習だから外せないんですよねー。あとからメールを見直す時も、もうどれだけ平素よりお世話になっているのか早く本文に入ってくれ、と思うわけです。

以上、決してグチではないです！営業目線での利点を書き連ねました。もちろんサイボウズLiveは営業だけでなく、プライベートでも使えます。家族のやり取りにだって使えます。もしかしたら一人サイボウズLive一アカウント、という時代だって来るかもしれません。極端に思われるかもしれませんが、10年先のコミュニケーションツールがどうなっているのかはまだ誰にも分かりません。という訳で、興味があったら、一度触ってみたら良いんじゃないでしょうか。